Registro de viajeros en VUT 2026: parte de entrada y obligacion de comunicar en 24 horas

Registro de viajeros en VUT 2026: parte de entrada y obligacion de comunicar en 24 horas

El Real Decreto 933/2021 obliga a todos los propietarios de viviendas de uso turistico a enviar los datos de cada huesped a la Policia Nacional o Guardia Civil desde el momento del check-in. El incumplimiento puede acarrear multas de 100 a 600 000 EUR segun la Ley 4/2015 de Seguridad Ciudadana (art. 36-37). Esta guia explica el proceso completo con SES.Hospedajes, las integraciones PMS y los casos de exencion.

El marco legal que regula el registro de viajeros en alojamientos turisticos en Espana ha evolucionado significativamente. La obligacion de registrar a los huespedes existe desde el Reglamento de policia e inspeccion de hoteles de 1982, pero el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, actualizo radicalmente el sistema al crear la plataforma electronica SES.Hospedajes (hospedajes.ses.mir.es), gestionada por la Secretaria de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior.

La obligacion entro en vigor de forma efectiva en diciembre de 2022, aunque la mayoria de los propietarios de VUT solo se percataron de su existencia durante 2023 y 2024, cuando las plataformas empezaron a exigir el codigo NRUA vinculado al cumplimiento de SES.Hospedajes.

Quienes estan obligados a cumplir el RD 933/2021

La obligacion alcanza a todos los titulares de establecimientos de hospedaje, incluidas las viviendas de uso turistico, apartamentos turisticos, casas rurales y habitaciones en HUT (en Cataluna). No importa si el alojamiento tiene una o veinte plazas: el umbral de aplicacion es cero.

Estan obligados:

• Los propietarios de VUT que gestionan directamente.
• Los gestores o administradores que actuan en nombre del propietario (deben estar expresamente apoderados y registrarse ellos mismos en SES.Hospedajes como "usuario operador").
• Las empresas de gestion de alquileres vacacionales (property managers) cuando tienen el mandato de gestion del alojamiento.

No estan obligados a comunicar datos los arrendamientos de larga duracion regulados por la LAU (contratos de mas de 31 dias sin servicios turisticos), aunque si deben registrar a los habitantes del piso en el padron municipal si permanecen mas de 3 meses.

Datos que deben recogerse de cada huesped (art. 2 RD 933/2021)

El Real Decreto 933/2021 establece en su articulo 2 una lista exhaustiva de campos obligatorios para cada viajero mayor de 14 anos:

• Nombre y apellidos completos tal como aparecen en el documento.
• Tipo de documento de identidad: DNI, NIE, pasaporte, permiso de residencia.
• Numero del documento (sin espacios ni guiones).
• Fecha de expedicion del documento y pais emisor.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento (dia, mes, ano).
• Sexo (H/M, segun el documento oficial).
• Domicilio habitual completo: calle, numero, municipio, provincia y pais.
• Numero de telefono (movil preferentemente).
• Correo electronico.
• Fecha de entrada al alojamiento.
• Fecha de salida prevista.
• Numero de contrato o referencia de reserva.
• Relacion con el titular de la reserva (si es distinto del primer viajero).

Los menores de 14 anos quedan exentos de la comunicacion individual, pero deben aparecer reflejados en el numero total de huespedes del contrato.

La plataforma SES.Hospedajes: registro y obtencion de clave API

La plataforma SES.Hospedajes es el unico canal oficial para el envio de partes de viajeros. El registro inicial requiere los siguientes pasos:

• Paso 1: Accede a hospedajes.ses.mir.es con Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente o certificado digital.
• Paso 2: Registra el establecimiento con su numero NRUA y los datos del titular.
• Paso 3: Selecciona el metodo de comunicacion: manual (formulario web) o automatico (API).
• Paso 4: Si eliges API, solicita las credenciales (cliente ID y secreto) en el apartado "Integracion API" del panel. Las credenciales llegan al email del titular en 24-48 horas habiles.
• Paso 5: Prueba la conexion con el entorno sandbox antes de activar en produccion.

Para propietarios con un unico inmueble y gestion manual, el formulario web es suficiente. Para quienes gestionan 3 o mas propiedades, la integracion via API es imprescindible para cumplir el plazo de 24 horas sin errores.

Plazo de comunicacion: las 24 horas desde el check-in

El articulo 8 del RD 933/2021 fija el plazo en 24 horas desde el momento de entrada del viajero. No desde la hora de la reserva, no desde el inicio del contrato de alquiler: desde la entrada fisica o acceso al alojamiento.

Esto tiene implicaciones practicas importantes para el self check-in:

• Si el huesped accede al piso a las 23:00, el parte debe enviarse antes de las 23:00 del dia siguiente.
• Si el huesped envia por adelantado una foto de su DNI a traves de Airbnb (por ejemplo, al confirmar la reserva), el propietario puede preparar el parte con anticipacion y enviarlo en el momento en que el sistema registre la entrada.
• Para estancias de una sola noche con late check-out al dia siguiente, el parte ya debe estar enviado antes del check-out.

No existe un "periodo de gracia" reconocido por la norma. La jurisprudencia del Ministerio del Interior ha considerado que el incumplimiento del plazo de 24 horas, incluso por pocas horas, puede ser constitutivo de infraccion.

Como enviar el parte manualmente en SES.Hospedajes

Para propietarios sin integracion PMS, el flujo manual es el siguiente:

• Accede al panel de SES.Hospedajes con tus credenciales.
• Selecciona "Nuevo parte de entrada".
• Introduce el numero de reserva o contrato.
• Rellena los datos de cada viajero (un formulario por viajero mayor de 14 anos).
• Verifica la coherencia de los datos (el sistema muestra alertas de validacion).
• Envia el parte. El sistema devuelve un numero de confirmacion (conservalo).

Si cometes un error en los datos de un viajero ya comunicado, SES.Hospedajes permite la correccion (modificacion de parte) dentro de las 24 horas siguientes al envio original. Pasado ese plazo, cualquier correccion genera un nuevo registro que queda anotado en el historico.

Integracion API: PMS compatibles con SES.Hospedajes en 2026

La mayoria de los PMS del mercado espanol disponen ya de integracion nativa con SES.Hospedajes. Estos son los principales:

• Lodgify: integracion directa. Activa desde Ajustes, Integraciones del Gobierno. Envia el parte automaticamente al marcar el check-in en el panel.
• Smoobu: integracion API disponible desde el plan Premium. Requiere introducir manualmente las credenciales API en los ajustes de la cuenta.
• Hostaway: integracion nativa en todos los planes. Permite enviar el parte con datos pre-rellenados desde la ficha del huesped.
• Avantio: integracion completa, incluido entorno de pruebas sandbox para nuevos usuarios.
• Guesty: disponible via webhook personalizado. Requiere configuracion tecnica inicial.
• Airbnb Host Tools (nativo): Airbnb no envia el parte directamente a SES.Hospedajes; el propietario sigue siendo el responsable de hacerlo, aunque puede usar los datos del perfil del huesped de Airbnb para pre-rellenar el formulario.

Flujo optimo de work flow para self check-in y cumplimiento simultaneous

El self check-in complica el registro de viajeros si no se automatiza. El flujo recomendado es:

• 72 horas antes del check-in: envia un mensaje automatizado al huesped solicitando foto del documento de identidad (anverso y reverso para pasaportes, ambas caras para DNI).
• 24 horas antes: pre-rellena el parte en SES.Hospedajes o en tu PMS con los datos recibidos. Guardalo como borrador.
• En el momento del check-in (acceso al codigo de la cerradura inteligente): envia el parte. Muchos PMS permiten automatizar este paso vinculando el envio al momento de apertura de la cerradura Nuki o Yale.
• Inmediatamente despues: confirma el numero de referencia del parte y guardalo en el expediente de la reserva.

Sanciones por incumplimiento del RD 933/2021

El regimen sancionador aplicable se encuentra en la Ley 4/2015 de Seguridad Ciudadana (art. 36-37), que es la base legal a la que remite el RD 933/2021. Las cuantias son:

• Infracciones leves: envio del parte fuera de plazo, datos incompletos o inexactos. Multa de 100 a 600 EUR por viajero afectado.
• Infracciones graves: no envio del parte, falsedad en los datos comunicados. Multa de 601 a 30.000 EUR por reserva.
• Infracciones muy graves: negativa sistematica, obstaculizacion de la inspeccion, uso fraudulento de credenciales. Multa de 30.001 a 600.000 EUR y posible clausura temporal del establecimiento.

La reincidencia dobla el importe de la sancion. Las multas son independientes de las que pudiera imponer la comunidad autonoma por infraccion de la normativa turistica regional.

Para el flujo completo de check-in con llaves inteligentes y cumplimiento del RD 933/2021, consulta nuestra guia sobre self check-in y llaves inteligentes en VUT 2026.