Najem krótkoterminowy przez firmę zarządzającą

Najem krótkoterminowy przez firmę zarządzającą: co zmienia dla właściciela

Najem krótkoterminowy przez firmę zarządzającą nie przenosi na zarządcę wszystkich Twoich obowiązków. Zarządca może prowadzić oferty, kontakt z gośćmi i sprzątanie, ale lokal, podatki i odpowiedzialność za prawdziwość danych w dużej mierze zostają przy Tobie. To, ile dokładnie, zależy od modelu współpracy i zapisów umowy. Poniżej rozdzielamy trzy najczęstsze modele, pokazujemy, jak wpływają na rozliczenia i dokumenty, i podajemy listę pytań do zarządcy przed podpisaniem.

Najważniejsze w skrócie

• Są trzy różne konstrukcje: zarządzanie w Twoim imieniu (zlecenie), najem lokalu operatorowi (art. 659 Kodeksu cywilnego) i podnajem gościom (art. 668 Kodeksu cywilnego). Od konstrukcji zależy, kto jest stroną umowy z gościem.
• Rozporządzenie (UE) 2024/1028 nazywa „wynajmującym" tego, kto świadczy usługę najmu przez platformę, i czyni go odpowiedzialnym za prawdziwość przekazanych danych (art. 3 pkt 2, art. 5 ust. 6).
• Ustawa uchwalona przez Sejm 8 października 2026 r. przypisuje obowiązki (wpis do ewidencji, numer ID w ofercie, regulamin) temu, kto świadczy usługi hotelarskie. Na 2 listopada 2026 r. nie znaleźliśmy jej w Dzienniku Ustaw.
• Ustawa o VAT zwalnia najem wyłącznie na cele mieszkaniowe (art. 43 ust. 1 pkt 36). Czy najem lokalu operatorowi spełnia ten warunek, to pytanie do doradcy podatkowego, nie do zarządcy.
• Zlecenie obejmuje sprawozdanie i zakaz używania cudzych pieniędzy we własnym interesie (art. 740 i 741 Kodeksu cywilnego). Warto przenieść te zasady do umowy wprost.

Trzy modele współpracy z firmą zarządzającą

Firmy zarządzające używają tych samych słów („zarządzanie", „operator") dla różnych konstrukcji. Zanim porównasz oferty, ustal, o którą chodzi.

Model	Podstawa w Kodeksie cywilnym	Kto jest po stronie gościa	Co dostajesz
Pełne zarządzanie	zlecenie, w braku odmiennej umowy obejmuje umocowanie do działania w Twoim imieniu (art. 734)	zwykle Ty, a zarządca działa jako Twój przedstawiciel; zależy od umowy	przychód z pobytów minus wynagrodzenie zarządcy
Najem lokalu operatorowi	najem (art. 659)	operator	stały czynsz od operatora
Podnajem gościom	podnajem (art. 668)	operator jako najemca i podnajemca	czynsz od operatora, a umowa musi dopuszczać podnajem

Przy podnajmie najemca może oddać lokal osobie trzeciej, jeśli umowa mu tego nie zabrania, a odpowiedzialność za używanie rzeczy zgodnie z umową ponoszą wobec wynajmującego i najemca, i osoba trzecia (art. 668 § 1). Zakaz lub zgodę najlepiej zapisać wprost. Szerzej o tym piszemy w artykule Podnajem na Airbnb: czy to legalne.

Umowa o zarządzanie najmem rzadko jest „czystym" zleceniem. Zwykle łączy zlecenie, usługi sprzątania i rozliczeń, a przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio do umów o świadczenie usług, które nie mają własnej regulacji (art. 750). Dlatego każdy ważny element, od kont po zasady zgłaszania szkód, zapisz w umowie, zamiast liczyć na domyślne reguły.

Kto odpowiada za CWTON i dokumenty obiektu

Rozporządzenie (UE) 2024/1028 definiuje „wynajmującego" jako osobę fizyczną lub prawną, która świadczy usługę krótkoterminowego najmu przez platformę (art. 3 pkt 2). To wynajmujący przekazuje organom dane o jednostce i o sobie, a w przypadku osoby prawnej podaje także pełnomocnika (art. 5 ust. 1). Wynajmujący odpowiada za prawdziwość tych informacji, także tych przekazanych platformie (art. 5 ust. 6). Zarządca może wypełniać formularze, ale w roli pełnomocnika. Odpowiedzialność za treść oświadczeń zostaje przy podmiocie, który jest wynajmującym.

Polska ustawa wdrażająca jest jeszcze w toku. Sejm uchwalił ją 8 października 2026 r. (druk 2865). W uchwalonym tekście obowiązek wpisu do ewidencji dotyczy przedsiębiorcy lub rolnika zamierzającego świadczyć usługi hotelarskie (art. 39 ust. 3), a oferta na platformie ma zawierać numer ID (art. 39 ust. 3a, art. 45f ust. 2). Regulamin porządkowy ma wskazywać imię, nazwisko i telefon osoby odpowiedzialnej za kontakt przy naruszeniu zasad bezpieczeństwa i porządku (art. 44 ust. 3 pkt 4). Tę osobę możesz wskazać po stronie zarządcy, jeśli umowa to przewiduje. Kary administracyjne za świadczenie usług bez wpisu lub za ofertę bez numeru ID sięgają w uchwalonym tekście do 50 000 zł (art. 45e, 45f). Nie rozstrzygamy, czy w Twoim modelu „świadczącym usługi" jest właściciel, czy operator. Bieżący stan prac opisujemy w artykule Ustawa o najmie krótkoterminowym: stan prac.

Jak rozliczasz przychód i prowizję zarządcy

Poniższe uwagi mają charakter porządkujący, nie zastępują porady podatkowej. Skutki zależą od konstrukcji umowy.

• PIT. Przy najmie prywatnym ryczałt obejmuje pieniądze otrzymane lub postawione do Twojej dyspozycji w roku kalendarzowym (art. 6 ust. 1a ustawy o ryczałcie). Jeśli pieniądze od gości trafiają najpierw na rachunek zarządcy, ustal z księgowym, kiedy uznajesz je za postawione do Twojej dyspozycji. Przy najmie operatorowi przychodem jest czynsz, który on Ci płaci. Rozliczenie roczne opisujemy w tekście PIT-28 za najem krótkoterminowy.
• VAT. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT dotyczy najmu nieruchomości mieszkalnych „wyłącznie na cele mieszkaniowe". Usługi zakwaterowania (PKWiU 55) są w załączniku nr 3 do ustawy, czyli mają stawkę obniżoną. Nie rozstrzygamy, jak oceniać najem lokalu podmiotowi, który prowadzi w nim działalność noclegową. Zwolnienie podmiotowe z art. 113 ust. 1 obejmuje sprzedaż do 240 000 zł. Szczegóły o VAT w wynajmie znajdziesz w artykule Najem krótkoterminowy a VAT.
• Wynagrodzenie zarządcy. Zarządca będący podatnikiem VAT doliczy VAT do swojej usługi. Zapytaj o to przed podpisaniem, bo zmienia efektywny koszt prowizji.
• Faktury. Kto i komu wystawia dokument za nocleg, zależy od modelu. Rozdzielamy to w tekście Airbnb faktura: kto wystawia i komu.

Co powinna zawierać umowa o zarządzanie

1. Zakres usług. Obsługa ofert, kontakt z gośćmi, check-in, sprzątanie, drobne naprawy, zgłaszanie szkód.
2. Kto jest stroną umowy z gościem i w czyim imieniu zarządca zawiera rezerwacje.
3. Rozliczenia. Terminy wypłat, zestawienia po każdym okresie i sprawozdanie. Kodeks cywilny wymaga od przyjmującego zlecenie sprawozdania i wydania wszystkiego, co uzyskał dla zleceniodawcy (art. 740), oraz zakazuje używania pieniędzy zleceniodawcy we własnym interesie (art. 741).
4. Wynagrodzenie. Procent czy kwota, czy zawiera VAT, kto ponosi koszty sprzątania i mediów. Jeśli nie ustalono inaczej, wynagrodzenie należy się za wykonanie zlecenia (art. 735).
5. Odpowiedzialność za szkody i ubezpieczenie. Kto zgłasza szkodę, do jakiej kwoty odpowiada zarządca i jak dzielicie kaucje.
6. Konta i dane. Do czyich kont platform należy oferta, kto widzi dane gości i jak je chronisz. Zob. RODO w wynajmie krótkoterminowym.
7. Wypowiedzenie. Okres, zwrot kluczy, przekazanie ofert i historii rezerwacji.

Obowiązki, których nie przekażesz zarządcy

• Własność lokalu i zgoda wspólnoty. Obecnie decyduje się to przez regulaminy i uchwały wspólnoty, o czym piszemy w artykule Wynajem krótkoterminowy a wspólnota mieszkaniowa. W uchwalonym przez Sejm tekście wspólnota mieszkaniowa mogłaby w przyszłości podjąć uchwałę zakazującą usług hotelarskich w nieruchomości (art. 39b, w mocy od 1 stycznia 2028 r. według art. 8 tej ustawy), jeśli ustawa wejdzie w życie.
• Podatki własne. Zeznanie, zaliczki i podatek od nieruchomości liczysz jako właściciel. Podatnikiem podatku od nieruchomości jest co do zasady właściciel (art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Zasady dla najmu na doby omawia artykuł Najem krótkoterminowy a podatek od nieruchomości.
• Prawdziwość danych. Dane lokalu i własne, które zarządca wpisuje w formularzach, pozostają Twoje (art. 5 ust. 6 rozporządzenia).

Pytania do zarządcy przed podpisaniem

1. Jaki to model: zlecenie, najem czy podnajem? Gdzie to jest zapisane?
2. Kto jest stroną umowy z gościem i kto wystawia dokument sprzedaży?
3. Czy pieniądze od gości trafiają na Twoje konto, czy na konto zarządcy? Jak często dostajesz zestawienia?
4. Kto wskazuje osobę kontaktową i kto składa oświadczenia w rejestrze, gdy ustawa zacznie obowiązywać?
5. Jakie ubezpieczenie ma zarządca i co obejmuje?
6. Czy zarządca obsługuje inne lokale w tym budynku? Ile zgłoszeń od sąsiadów miał dotąd?
7. Co dzieje się z ofertami i opiniami po wypowiedzeniu?

Najczęściej zadawane pytania

Czy firma zarządzająca przejmuje moje obowiązki podatkowe?

Nie z mocy samej umowy o zarządzanie. Zarządca prowadzi operacje, ale podatek od przychodów z najmu rozliczasz Ty albo operator, jeśli to on prowadzi działalność na własny rachunek. Konkretny podział ustal z doradcą podatkowym na podstawie umowy.

Kto jest „wynajmującym" w rozumieniu rozporządzenia 2024/1028?

Osoba fizyczna lub prawna, która świadczy usługę krótkoterminowego najmu przez platformę (art. 3 pkt 2). W modelu, w którym zarządca działa w Twoim imieniu, jest to zwykle właściciel. W modelu najmu operatorowi stroną może być operator. Oceń to na podstawie umowy i oferty na platformie.

Czy mogę wynająć mieszkanie firmie, która podnajmuje je gościom?

Prawo cywilne to dopuszcza. Najemca może oddać rzecz w podnajem, jeśli umowa mu tego nie zabrania (art. 668 § 1 Kodeksu cywilnego). Ustalenia o zakazie lub zgodzie zapisz w umowie, a o skutkach podatkowych porozmawiaj z doradcą.

Czy zarządca może trzymać pieniądze z rezerwacji do końca miesiąca?

To kwestia umowy. Kodeks cywilny zakazuje przyjmującemu zlecenie używania pieniędzy zleceniodawcy we własnym interesie i nakazuje płacić odsetki od sum zatrzymanych ponad potrzebę (art. 741). Zapisz terminy wypłat i sposób zestawień.

Czy HostReady zastępuje firmę zarządzającą?

Nie. HostReady przygotowuje dokumentację obiektu, a nie zarządza lokalami. Przydaje się, gdy chcesz mieć komplet dokumentów niezależnie od tego, kto prowadzi obsługę gości.

---

Stan prawny na: 2 listopada 2026
Podstawa prawna: ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 795; art. 659, 668 § 1, 734, 735, 740, 741, 750); rozporządzenie (UE) 2024/1028 (art. 3 pkt 2, art. 5 ust. 1 i 6); rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o usługach hotelarskich w tekście uchwalonym przez Sejm 8 października 2026 r. i przekazanym do Senatu (druk 2865, według API Sejmu; art. 39 ust. 3 i 3a, art. 39b, art. 44 ust. 3, art. 45e i 45f, art. 8); ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1263; art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 113 ust. 1, załącznik nr 3 poz. 47); ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 843; art. 6 ust. 1a); ustawa z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 707; art. 3 ust. 1). Nie sprawdzaliśmy stanu prac w Senacie ani podpisu Prezydenta, ostatecznego tekstu ustawy, aktualnej wysokości stawki obniżonej VAT, interpretacji podatkowych dotyczących najmu lokalu operatorowi ani orzecznictwa.
Ostatni przegląd: 2 listopada 2026

Prowadzisz kilka lokali albo myślisz o oddaniu obsługi firmie? Zobacz przepisy i dokumenty HostReady albo porównaj pakiety. Jeśli zarządzasz kilkoma obiektami, zajrzyj też do artykułu Zarządzanie wieloma apartamentami.

---

Informacja prawna: treści na tej stronie mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Konstrukcja umowy z zarządcą wymaga oceny indywidualnej. W sprawach skomplikowanych skontaktuj się z radcą prawnym lub doradcą podatkowym.